Microsoft 365 - Aufgaben & Projektmanagement

Jede*r von uns hat seinen ganz individuellen Arbeitsalltag

Wenn wir aber einen Blick auf unsere täglichen Herausforderungen werfen, haben wir doch alle etwas gemeinsam: wir planen, organisieren und verwalten. So planst Du mit hoher Wahrscheinlichkeit Deine eigenen Aufgaben. Vielleicht organisierst Du auch Informationen oder Ressourcen für dein Team, oder verwaltest sogar umfangreiche Projekte oder Abläufe in Deinem Unternehmen.

Egal, in welchem Umfang Du planst, organisierst und verwaltest: ein Blick in die breite Palette von Microsoft 365 lohnt sich mit Sicherheit auch für Dich. Mit den Anwendungen To Do, Planner und Lists bietet Dir Microsoft nützliche und effiziente Tools für Deinen Arbeitsalltag.

To Do – Dein persönlicher Aufgabenplaner

Du suchst eine schlichte Anwendung, mit der Du Deinen Arbeitsalltag unkompliziert und digital organisieren kannst? Dann ist Microsoft To Do Deine Lösung. Denn wer kennt es nicht: Was wollte ich nochmal unbedingt heute erledigen? Wen wollte ich zurückrufen? Und was habe ich letzte Woche schon so oft vergessen? Ach ja – und nach dem letzten Meeting muss ich unbedingt dran denken, noch Müsli im Supermarkt einzukaufen. Sonst fällt das Frühstück morgen früh spartanisch aus. Egal, ob Du für jeden Wochentag Deine to dos strukturieren oder einfach nur private Angelegenheiten aus dem Kopf bekommen möchtest: erfasse Deine Aufgaben ganz einfach mit Microsoft To Do.

„Mein Tag“ zeigt Dir Deine Aufgaben des Tages an. Mittels Drag-and-drop priorisierst Du ganz unkompliziert. Hast Du ein to do erledigt, hakst Du es ab. Und auf einen Klick bzw. Blick siehst Du, was sonst noch zu erledigen ist.

Natürlich kannst Du auch Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Kein Problem also, wenn Du heute schon daran denkst, dass Du nächste Woche eine Rede für das Dienstjubiläum eines langjährigen Mitarbeiters vorbereiten und die Location für das nächste Teamevent bestätigen möchtest. Oder kann das vielleicht jemand aus Deinem Team übernehmen? Dann teile doch einfach Deine Liste mit Deinem Team und weise Aufgaben entsprechend zu.

Wusstest Du, dass Microsoft To Do mit anderen Anwendungen der Microsoft 365 Familie interagieren kann? Verknüpfe am besten direkt Microsoft Outlook oder Microsoft Planner mit der Anwendung.  

Planner – das Aufgabenmanagement für Dich und Dein Projektteam

Arbeitest Du in oder mit einem Team dann geht es schnell um komplexere Aufgaben oder Projekte. Mit dem Microsoft Planner behältst Du den Überblick über alles, was über Deine persönlichen Aufgaben hinausgeht. Mit wenigen Klicks planst Du Aufgaben und wickelt so Projekte ohne komplexen Planungsaufwand ab.

Kollaboratives Projektmanagement für Dich und Dein Team - mit Microsoft Planner kein Problem. Wusstest Du, dass Du z.B. Aufgaben nicht nur klassisch zuweisen, terminieren und organisieren, sondern auch direkt mit Dateien anreichern kannst? Praktisch, wenn die Kostensenkungsmaßnahme und das passende Angebot des neuen Lieferanten gleich in ein und derselben Aufgabe dokumentiert werden können. Das lästige Suchen nach Dateien auf dem Laufwerk entfällt genauso wie das Schreiben und Verwalten von unnötigen E-Mails.

So hast Du zu jeder Zeit den Überblick über die Aufgaben Deines Teams. Welche Aufgaben müssen bis zum nächsten Termin mit der Geschäftsleitungskreis erledigt sein? Ab wann brauchen wir Verstärkung im Projekt-Team? Wer stellt den zugehörigen Personalantrag?

Lass Dir doch in der Diagramm-Übersicht anzeigen, wer was zu erledigen hat. Oder clustere Eure Aufgaben übersichtlich in Plänen und Listen. Warum legst Du nicht gleich noch eine Checkliste für die neue Mitarbeiterin an, die nächsten Monat im Team starten wird. Mit Microsoft Planner behältst Du den Durchblick: im Projekt und im Team!

Lists – die Aufgabenverwaltung, die nicht auf Aufgaben beschränkt ist

Es geht auch noch eine Stufe komplexer! Microsoft Lists ermöglicht Dir das Verwalten, Organisieren und Tracken von beliebigen Informationen, Aufgaben oder Datensammlungen. Im Unterschied zu den oben beschriebenen klassischen Aufgabenverwaltungs-Tools ist Microsoft Lists nämlich nicht allein auf Aufgaben beschränkt.

Microsoft Lists organisiert Informationen in Form von Listen, d.h. Daten können einfach nachverfolgt und sogar ganze Abläufe wie beispielsweise bei Veranstaltungen teilautomatisiert, organisiert und geplant werden.

Du möchtest Informationen einfach tracken? Wer Deiner Beschäftigten hat beispielsweise schon die neue Generation an Notebooks erhalten und wie viele Geräte müssen noch nachbestellt werden? Wie viele Tablets sind in Abteilung XY aktuell im Umlauf? Und wie alt ist eigentlich die Videokonferenzanlage im großen Besprechungsraum?

Ressourcenverwaltung ist ein klassisches Anwendungsbeispiel für Microsoft Lists. Mit intelligenten Regeln und Automatisierungen lassen sich die zugehörigen Workflows einfach steuern. Deine Mitarbeiter*innen werden automatisch benachrichtigt, wenn Ihr neues Notebook eingetroffen ist und die IT-Kolleg*innen sehen auf einen Blick, dass die Videokonferenzanlage im großen Besprechungsraum genau ein Jahr älter ist als die im Großraumbüro.  

Denkst Du gerade: Warum wusste ich das alles nicht schon vorher? Das hätte mir viele kostbare Arbeitsstunden und Nerven gespart! Dann freuen wir uns, wenn Dir mit diesem Artikel neue Impulse geben konnten. Und wer weiß - vielleicht ist ja noch viel mehr möglich für Dich und Dein Team. Lass uns doch gemeinsam schauen, was geht.

Oder nutzt Du bereits eine der drei Anwendungen? Perfekt!

Dann speichere Dir doch gleich ein neues to do ab: Beratungstermin mit MATCHPLAN® vereinbaren. Wir freuen uns auf Dich.

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