Microsoft 365 - Business Apps - digitale Arbeitssituation

Microsoft 365 - Business Apps

Jan Navel

Die Welt von Microsoft 365 besteht aus einer Vielzahl von Anwendungen.

Sie erleichtern Dir Deine persönliche Arbeit, aber auch die Zusammenarbeit im Team. Das haben wir Dir in den letzten Wochen hier auf unserem Blog gezeigt. In der breiten Produktpalette gibt es für (fast) jeden Anwendungsfall eine passende Lösung für Dich und Dein Team. Insbesondere in der Kategorie „Business Apps“ gibt es eine Vielzahl an Anwendungen.

Unsere TOP 3 möchten wir Dir heute hier vorstellen: Microsoft Delve, Microsoft Forms und Microsoft Viva.

Microsoft Delve – Selbstlernender Suchassistent und Collaborations-Tool in einem!

Du suchst das Protokoll der Abteilungs-Sitzung von vor drei Monaten. Nachdem Du auf den Laufwerken P und S nichts findest, kann die Datei nur noch auf Laufwerk X liegen. Aber in welchem der vielen Ordner nochmal? Und ist die Version „Abteilungs-Sitzung V5_final_update2“ tatsächlich der aktuellste Stand, den Du suchst?

Herkömmliche Dateiablagesysteme in Unternehmensnetzwerken sind häufig riesige, verschachtelte Ordnerbäumen mit labyrinthartigen Strukturen. Das erschwert das Suchen und Finden von Dateien. Arbeiten dann noch mehrere Personen an der gleichen Datei kommt es in diesen Ablagesystemen schnell zu Dateikonflikten.

Deine Lösung: Microsoft Delve.

Noch nie gehört? Dann wird es Zeit!

Microsoft Delve ist ein persönlicher, intelligenter und selbstlernender Dokumentenverwaltungs- und Suchassistent. Du kannst jegliche Art von Informationen, die über Microsoft 365 Produkte verteilt sind, mit dieser Anwendung effizient suchen und finden. Microsoft Delve ermöglicht Dir außerdem konfliktfreies und gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten z.B. in einem Team oder einer Projektgruppe. Es ist also obendrein ein Collaborations-Tool.

Ein intelligenter Algorithmus analysiert die Art und Weise, an welchen Inhalten Nutzer*innen und ihre Kolleg*innen wie oft arbeiten, wer dieselben oder ähnliche Themen bearbeitet und wer mit wem wie oft interagiert. So leitet der virtuelle Assistent Beziehungsmuster ab und schlägt Dir möglicherweise sogar relevante Inhalte vor, die bislang noch unbekannt waren.

In unserem Beispiel also nicht nur genau das eine Protokoll der Abteilungs-Sitzung, nachdem Du gesucht hast, sondern auch noch die dazugehörige Agenda oder die Entscheidungsvorlagen dieser Sitzung.

Relevante Informationen schneller finden und effizient im Team zusammenarbeiten: genau das bietet Dir Microsoft Delve.

Microsoft Forms – Umfragen, Abstimmungen & Co leicht gemacht!

Dank Microsoft Delve hast Du das Protokoll, nach dem Du gesucht hast gefunden.

Und auch das To Fo, das bis zum Monatsende erledigt sein soll: Du sollst aufzeigen, wie es um die IT Ausstattung in Eurer Abteilung steht.

Wie viele Geräte gibt es? Wie alt sind sie? Wofür werden sie eingesetzt?

So viele Kolleg*innen in so kurzer Zeit zu befragen wird ganz schön knapp. Vor allem, da ihr hybrid arbeitet und Du nicht vorhersehen kannst, wann Du wen im Büro antriffst.

Warum erstellt Du nicht eine kurze Online Umfrage mit Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist ein Web-Umfrage-Tool in der Microsoft 365 Familie. Mit Hilfe von Microsoft Forms kannst Du schnell und unkompliziert Dein interaktives Umfrage-Formular erstellen, verteilen und im Anschluss auswerten.

Ist Deine Datenmenge komplexer und muss die Auswertung nicht in Echtzeit erfolgen, kannst Du sie natürlich auch in eine andere Anwendung der Microsoft 365 Familie exportieren, z.B. in Microsoft Excel. Hier wertest Du Deine Daten fachmännisch aus und bereitest sie im Anschluss grafisch auf.

Microsoft Viva – die Benutzererfahrungsplattform für Dein Unternehmen

Zum Glück nutzt ihr in Eurem Unternehmen schon seit längerem Microsoft Viva, eine Benutzererfahrungsplattform oder auch EXP (Employee Experience Platform).

Der Fokus von Microsoft Viva liegt auf der Bereitstellung individueller, bedarfsspezifischer Informationen.

Hierzu nutzt ihr in Microsoft Viva die vier Grundfunktionen: Viva Connections, Viva Learning, Viva Topics und Viva Insights.  

Eure interne Kommunikation bzw. Euer unternehmensinternes Intranet steuert ihr z.B. über Viva Connections. In Viva Topics bündelt ihr Euer unternehmensweites Fachwissen in einer Wikipedia-ähnlichen Datenbank.

Praktisch, dass die neue Mitarbeiterin in Deinem Team über Viva Learning gleich einen Überblick über ihre Onboarding-Schulungsmaßnahmen hat.

Wir machen Dich und Dein Unternehmen fit mit Microsoft 365!

Das klingt gut? Nur leider bist Du nur derjenige, der Protokolle im Labyrinth Eurer Laufwerke sucht? Oder diejenige, die mal wieder die falsche Version der Agenda aktualisiert hast?

Nicht so schlimm, denn seit gerade weißt Du, dass es effiziente Anwendungen gibt, die Deinen Arbeitsalltag erheblich erleichtern können. Davon gibt es übrigens noch viele mehr in der Welt von Microsoft 365. In den vergangenen Wochen haben wir Dir eine Auswahl in unserer Blog-Serie „Microsoft 365 – eine runde Sache“ hier vorgestellt. Du kennst noch nicht alle Beiträge? Oder möchtest einen unserer Impulse mit einem Kollegen oder einer Unternehmerin teilen? Sehr gerne.

Ein Hinweis noch zum Abschluss: Alles auf einen Blick findest Du auch in unserer Broschüre „Microsoft 365“.

Du hast noch keine? Dann sichere Dir jetzt Dein Exemplar!

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