Microsoft 365 - Kommunikation & Termine

Microsoft 365 - Kommunikation & Termine

Greta Navel

Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten beruht auf effektiver Kommunikation

Effektive Kommunikation ist entscheidend für Deinen Erfolg bzw. den Deines Teams. Wird die Kommunikation gut und sicher verwaltet, können Du und Deine Kolleg*innen oder Mitarbeiter*innen im Team wirksam und effizient zusammenarbeiten. Hierzu ist es elementar, dass alle von Euch die digitalen Werkzeuge für eine erfolgreiche Zusammenarbeit kennen und beherrschen.

In der Kategorie „Kommunikation & Termine“ bietet Microsoft 365 diverse Anwendungen, die Dir Deine Arbeit erleichtern – egal, ob es um Dich persönlich, oder Deine Interaktion in einem Team geht. Vier dieser Anwendungen möchten wir Dir heute vorstellen. Microsoft Outlook nutzt Du vielleicht schon. Doch wie sieht es mit Bookings, Kaizala oder Yammer aus?

Eine der bekanntesten Anwendungen der Microsoft-Familie: Microsoft Outlook

Microsoft Outlook vereint die Funktionen von E-Mail-Client, Kalender und Aufgabenplaner unter einer Oberfläche. Die Anwendung dient Deiner persönlichen Kommunikation, Terminplanung und der Organisation Deines individuellen Arbeitsalltags. Du kannst E-Mails empfangen und direkt verwalten. Besonders hilfreich ist dies, wenn Dich täglich eine große Anzahl von Nachrichten erreicht. Zentral ist außerdem die Kalenderfunktion. Plane Besprechungen mit dem integrierten Kalender. Füge Teilnehmer*innen oder Adressaten unkompliziert und direkt aus Deinem persönlichen Adressbuch hinzu. Deine Aufgaben und Notizen kannst Du ebenfalls in der Anwendung steuern und verwalten.

Hast Du schonmal im Namen deines/r Vorgesetzten kommuniziert? Ein Mail oder Termin in ihrem/seinem Namen versendet? Oder ist eine gemeinsam genutzte zentrale Pool-Adresse der richtige Anwendungsfall für Dich und Dein Team? Nur zwei Impulse, was mit Microsoft Outlook möglich ist.

Microsoft Bookings: Schonmal gehört, aber noch nicht verwendet?

Kein Problem. Wir zeigen Dir, was sich dahinter verbirgt. Microsoft Bookings ist ein webbasierter Buchungskalender in der Microsoft 365 Familie. Deine moderne Alternative zur klassischen, häufig aufwändigen Terminplanung.

Microsoft Bookings ist ein "Selbstbedienungsportal" zur Terminfindung, -buchung und -änderung. Online buchst Du Dir mit wenigen Klicks einen Service zu einer gewünschten Uhrzeit. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail und eine Kalendereinladung und kannst bei Bedarf einfach umplanen oder absagen. Die Verfügbarkeit von Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen und Terminen wird in Echtzeit aktualisiert. Terminbuchung rund um die Uhr – kein Problem mit Microsoft Bookings.

Lass doch Deine Kund*innen auch außerhalb der Geschäftszeiten eigenständig Termine mit Dir oder Deinem Team vereinbaren. Oder finde mit einem Klick heraus, wann Dein/e Kollege/Kollegin in der kommenden Woche verfügbar ist. Mit Microsoft Bookings ist vieles schnell und einfach möglich.

Microsoft Kaizala: noch nie gehört?

Der Messenger Dienst in der Microsoft 365 Familie ermöglicht Dir als Business Nutzer‘*in unkomplizierte, direkte, schnelle aber auch sichere und datenschutzkonforme Kommunikation per App. Microsoft Kaizala ist anderen bekannten Messenger Diensten wie WhatsApp oder Threema sehr ähnlich. Du kannst Chatnachrichten senden und empfangen, Aufgaben koordinieren und von überall aus interagieren.

Die Anwendung bietet Dir bekannte „klassische“ Funktionen wie Textnachrichten, Bilder oder Kontakte verschicken, Gruppenchats eröffnen und Anrufe tätigen. Doch Kaizala kann weit mehr als das. Plane Meetings, nutze Checklisten oder spiele Klassiker wie Tic-Tac-Toe. Warum sendest Du nicht einmal schnell und unkompliziert Feedback an einen Kollegen/eine Kollegin? Nutze die so genannten „Kudos“ und versende vorgefertigte Kurz-Feedbacks wie „hervorragende Arbeit!“ oder „inspirierende Führungskraft!“. Natürlich kannst Du auch ausführlicher werden und personalisierte Nachrichten versenden. Wusstest Du, dass das Wort „Kaizala“ wörtlich übersetzt „Was geht ab?“ bedeutet? Mit Microsoft Kaizala bist Du bestens vernetzt.

Teile doch beim nächsten Mal das Foto oder Video eines Qualitätsmangels in der Produktion direkt mit Deinen Kollegen*innen. Oder versende eine Einladung für ein spontanes Meeting über die App aus der Kantine oder dem Homeoffice. Warum startest Du nicht mal eine schnelle Abstimmung über die offenen Themen für die nächste Team-Reko mit Microsoft Kaizala?

Und was verbirgt sich hinter Microsoft Yammer?

Ganz einfach – das soziale Netzwerk der Microsoft 365 Familie. Als zentrale Kommunikationsplattform für das gesamte Unternehmen ermöglicht Dir Microsoft Yammer den Austausch von Wissen, Ideen, Feedback, Erfahrungen und Neuigkeiten und erleichtert Dir das fach-, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeiten.

Microsoft Yammer funktioniert ähnlich wie andere bekannte sozialen Netzwerke, die Du möglicherweise bereits in Deinem privaten Umfeld nutzt (z.B. Meta, Google+, LinkedIn oder Instagram). Du legst ein eigenes Profil an, kannst unternehmens- bzw. arbeitsrelevante Beiträge und Informationen posten, mit anderen Kolleg*innen kommunizieren und themenspezifischen Gruppen beitreten. Du kannst Nachrichten schreiben und Dich in Chats austauschen. Mit wenigen Klicks erstellt und bearbeitest Du Inhalte, teilst diese oder präsentiert sie gleich. An Deine Beiträge kannst Du beispielsweise direkt Themen- oder Projekt-relevante Dateien anhängen. Alle Beiträge kannst Du natürlich wie gewohnt liken, kommentieren und weiterleiten. Und wusstest Du, dass Du für unternehmensweite Ankündigungen und Informationen Videostreams nutzen kannst?

Vernetze Dich schnell und unkompliziert mit Microsoft Yammer – nicht immer sind eMail oder Telefon das passende Kommunikationsmedium. Organisiere Dein nächstes virtuelles Meeting oder Event mit Microsoft Yammer und lasse direkt in der Anwendung Abstimmen oder Q&As beantworten. Oder nutze Microsoft Yammer für Dein unternehmensweite Kommunikation wie z.B. ein „Social Intranet“.

Nimm Kontakt zu uns auf - wir unterstützen Dich und Dein Team

Klingt nach wertvollen Ideen, aber Du weißt nicht recht wie Du sie umsetzen sollst? Wir helfen Dir! Lass uns gemeinsam die passende Lösung für Dich und Dein Team finden. Sprich uns gerne an!

Übrigens – auch wir nutzen Microsoft365. Schau doch gleich nach einem freien Zeitfenster in unserem Online-Terminkalender und buche Dir mit Microsoft Bookings Deinen Termin.

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