Microsoft 365 - Dateimanagement

Microsoft 365 - Datei Management

Jan Navel

Egal wo und wie wir arbeiten: wir produzieren Daten. Diese wollen wir sicher speichern, möglichst einfach unkompliziert mit unseren Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen teilen und auf all unseren Arbeitsgeräten jederzeit abrufen können.

Das klingt gut – doch sieht bei Dir die Realität auch oftmals anders aus? Deine Festplatte ist z.B. defekt und alle Deine persönlichen Daten sind plötzlich verloren. Oder im Team arbeitet Ihr mal wieder an zwei unterschiedlichen Versionen einer Datei. Das kann passieren, muss es jedoch nicht. Denn in der Microsoft 365 Palette gibt es sichere, effiziente und intelligente Lösungen für Dein bzw. Euer Dateimanagement.

Microsoft OneDrive – die Lösung für Dein persönliches Dateimanagement

Microsoft OneDrive ist ein sogenannter Cloud-Speicher. D.h. Daten sind nicht auf einem lokalen Datenträger gespeichert, sondern liegen auf Servern in der Cloud. Die Anwendung ermöglicht es Dir Deine persönlichen Daten in eine Cloud hochzuladen, sie dort zu bearbeiten und jederzeit wieder auf sie zuzugreifen. Egal, wo Du gerade bist und von welchem Gerät Du arbeitest. Du nutzt beispielsweise ein Notebook, ein Tablet und ein Smartphone? Mit Microsoft OneDrive sind Deine Dateien auf allen Geräten auf dem aktuellen Stand.

Wusstest Du, dass Du Deine Dateien in der Cloud ganz einfach schützen kannst? Oder nur einen ausgewählten Teil Deiner Daten für andere freigeben kannst? Fotos, die Du z.B. mit Deinem privaten Smartphone auf dem letzten Sommerfest gemacht hast, kannst Du so für Deine Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen freigeben. Gleiches gilt für Dokumente, wie z.B. einen Projektbericht, an denen Ihr gemeinsam arbeitet. Liegt die Datei in einem gemeinsam genutzten SharePoint, kannst Du sie Dir ganz einfach in Deine persönliche Datenablage – Microsoft OneDrive – synchronisieren. Und unverzichtbar: bei einem Defekt oder Verlust eines Deiner Geräte sind alle hochgeladenen Daten sicher als Backup in Deinem Microsoft OneDrive gespeichert und weiterhin verfügbar.

Microsoft SharePoint – das Dateimanagement für Dich und Dein Team

Natürlich gibt es eine ganze Fülle an Daten, die Du im Arbeitsalltag mit Deinem Team oder Deinen Kolleg*innen austauschen möchtest oder gar musst. Das Dateimanagement mit dem Microsoft SharePoint lässt sich individuell an Eure Bedürfnisse und Anforderungen anpassen und macht damit den Austausch von Daten in Deinem Unternehmen, Deiner Abteilung oder Deinem Team einfacher, schneller und effizienter. Je nach Anwendungsfall ist möglicherweise ein anderer Microsoft SharePoint für Euch passend. Drei Grundversionen werden unterschieden - SharePoint Online, Server und Designer.

Alle Varianten des Microsoft SharePoint speichern nicht lokal auf einem Gerät, sondern in einer Cloud. D.h. jeder, der Zugriff auf den SharePoint hat, kann unabhängig von seinem/ihrem Standort ganz einfach zugreifen. Wusstest Du, dass Du Dateien mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ablegen kannst? In Deinem Projekt macht es vielleicht Sinn, dass alle Projektmitglieder den aktuellen Statusbericht einsehen können, die Budgetplanung aber nur von einem Kollegen/ einer Kollegin aus dem Controlling bearbeitet werden darf.

Neben der Projekt-Planung und Koordination eignet sich Microsoft SharePoint auch für Eure Zusammenarbeit an Workflow-Anwendungen oder Listen-Datenbanken. So wird ein Dokument z.B. erst nach einer Genehmigung für alle sichtbar. Der Personalantrag für eine neue Stelle in Deinem Team oder zusätzliche Entwicklungs-Kosten in Deinem laufenden Projekt können beispielsweise über einen Microsoft SharePoint abgebildet werden. Praktisch: Du erhältst umgehend eine Benachrichtigung, sobald Dein Antrag bearbeitet oder verändert wurde.

Übrigens – Microsoft SharePoint bietet Euch ebenfalls eine verlässliche Möglichkeit, gemeinsam konfliktfrei an Dokumenten zu arbeiten. Denn ist es Dir nicht auch schon mal passiert? Du aktualisiert die Agenda für die kommende Abteilungsrunde, parallel hat Dein Kollege/Deine Kollegin aber ebenfalls im Dokument gearbeitet. Im Nu habt Ihr zwei Versionen, aus denen schnell drei oder vier werden und Ihr keinen Durchblick mehr. Im Microsoft SharePoint checkt Ihr solche Dokumente ganz einfach und sicher aus und wieder ein. Chaos im Datendschungel war gestern.

Melde Dich gerne bei uns!

Das alles klingt interessant für Dich? Du nutzt vielleicht bereits OneDrive und möchtest nun einen SharePoint einrichten? Oder arbeitest Du schon mit Microsoft SharePoint und möchtest Deine persönliche Datenablage optimieren? Dann melde Dich bei uns.

Wir, das Team MATCHPLAN® verschaffen Dir einen strukturierten Überblick über die MS365-Suite und zeigen Dir die Applikationen und mögliche Einsatzgebiete in Deinem Unternehmen.

Wir freuen uns, Dich und Dein Team ganz individuell zu unterstützen. Kennst Du schon unsere MATCHPLAN® Academy?
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