Aus Chaos wird Ordnung mit Getting Things Done

Selbst-Management mit todoist

Im Zentrum von New Work steht die Teamarbeit, Kollaboration und das agile Arbeiten immer wieder im Vordergrund. Doch nicht für jedes Thema ist Agilität das Allheilmittel. Stellt Euch vor, ihr würdet bei Euch im Unternehmen einen agilen Buchhaltungsprozess vorfinden – in dem ihr ab und zu Dinge iterativ ausprobiert und sequentiell verbessert. Das wäre sicherlich ein Spaß für jedes Finanzamt.

Oder auch bei Themen, die regelmäßig bei Euch auf dem eigenen Schreibtisch wiederkehren, die immer wieder gemacht werden müssen oder für die nur ihr alleine zuständig seid.

Haltet ihr hier die agile Vorgehensweise für sinnvoll? Also immer eine User Story schreiben, ins Backlog geben und warten, bis es durch Euren Product Owner priorisiert wird? Sicherlich nicht.

Getting Things Done (GTD) & todoist

Für diese beiden Szenarien gibt es eine einfache Methode, die wir Euch heute gerne vorstellen möchten:
Sie heißt Getting Things Done (GTD) und ist eine Selbstmanagement-Methode, die von David Allen entwickelt wurde.

Die Methode ermöglicht ein effizientes und belastungsfreies Arbeiten und strebt danach, den Alltag von Dir als Individuum mit kontextbezogenen alltäglichen Aufgaben- oder Checklisten zu gestalten.

Und natürlich ist es sinnvoll, hier ein Tool zur Unterstützung dieser Methode zu nutzen.

Wir als #teammatchplan haben dafür schon vor längerer Zeit todoist im Einsatz.
Neben unseren eigenen Listen, in denen wir bspw. auch unsere privatenTo Do’s pflegen, gibt es bei uns übergreifende Team-Listen oder auch Projekt-Checklisten.
Damit organisieren wir uns selbst als Individuum, aber auch Dinge im Team, für die kein agiles Set-Up benötigt wird.

Und natürlich schaffen wir damit auch Transparenz, denn unsere TOP3 des Tages aus todoist besprechen wir in unserem Daily.
Hierfür hilft uns das neue KANBAN-Feature in todoist, welches seit kurzer Zeit verfügbar ist.

Die 5 Prinzipien von GTD

Mit todoist nutzt ihr ein Tool, mit dem ihr die 5 Prinzipien von GTD perfekt umsetzen könnt:

1. Sammeln
Im Eingang direkt einfach alle Aufgaben, die Dir auch ad-hoc einfallen, eingeben. Mit vielen kleinen Shortcuts sind hier auch direkt wichtige Hinweise möglich, wie beispielsweise eine relevante Deadline für eine Aufgabe.

2. Verarbeiten
Schaue regelmäßig, bspw. jeden Morgen, diszipliniert all Deine gesammelten Aufgaben durch und entscheide, was damit geschehen muss oder soll oder eben auch nicht.

3. Organisieren
Lege Dir in todoist eine Struktur an – ein vertrauenswürdiges System, welches sich außerhalb Deines Kopfes abbilden lässt. Und ordne regelmäßig die offenen Aufgaben aus dem Eingang den richtigen Projekten und Listen zu. Oder auch anderen Teammitgliedern, wenn ihr ein gemeinsames Board habt.

4. Durchsehen
Stelle sicher, dass alle Deine Aufgaben aktuell und gepflegt sind. Damit weißt Du, dass Du Dich auf Dein todoist verlassen kannst.

5. Erledigen
Und natürlich ist das Hauptziel: Aufgaben erledigen.
Nicht umsonst heißt die Methode Getting Things DONE!

Benötigst Du weitere Infos – zum Tool oder zur Methode?
Melde Dich gerne bei uns:
hallo@matchplan.de

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Sarah Huttinger

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